3 ứng dụng quản lý công việc dễ dùng và hiệu quả, làm ở nhà mà mọi thứ vẫn nuột nà đâu ra đấy!
Tại sao không biến các ứng dụng công nghệ trở thành trợ thủ đắc lực để mọi thứ vẫn trôi chảy mà không cần đến công ty?
Trong bối cảnh dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, cả thế giới đã chứng kiến xu hướng làm việc tại nhà lớn chưa từng thấy.
Bloomberg dẫn lời Alvin Foo, CEO của công ty quảng cáo Repawn Digital: "Thời điểm này là cơ hội để thử nghiệm tính hiệu quả của làm việc tại nhà. Dù đã quen với kiểu làm việc mặt đối mặt, chúng ta vẫn buộc phải thử nghiệm..."
Trên thực tế, xu hướng làm việc tại nhà đã trở nên khá phổ biến trước cả khi Covid-19 khiến nhiều ngành nghề chao đảo.
Công nghệ lên ngôi, thị trường ngày một cạnh tranh khốc liệt, các ứng dụng quản lý công việc từ xa ra đời đem đến lợi thế về tốc độ, năng suất cho nhân - cũng như trợ thủ đắc lực để các nhà quản lý theo dõi tiến trình công việc.
Phần mềm quản lý công việc thì không thiếu, tuy nhiên để khẳng định ứng dụng nào là tốt nhất thì còn phụ thuộc vào đặc thù của chúng. Dưới đây là 3 ứng dụng quản lý công việc từ xa khá hiệu quả chị em có thể tham khảo:
Không thể không nhắc tới Trello: Nhanh, tiện, dễ dùng
Trello là công cụ quản lý công việc hay dự án theo dạng bảng biểu, giấy nhớ.
Nó khá đơn giản và dễ dùng, chỉ cần nhìn qua là biết có những đầu việc nào, ai đang làm gì hay làm đến đâu rồi. Trello không hề lạ lẫm, thậm chí đã được nhiều doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp sử dụng từ khoảng năm 2014.
Giao diện của Trello
Về cơ bản, Trello có những thành phần sau:
- Card là thẻ ghi thông tin có đề mục (title) và miêu tả cho việc lưu trữ công việc. Trong mỗi Card có thể ghi thêm Task (công việc), Feature (tính năng), có cả Question (đặt câu hỏi) và Note (ghi chú).
Tùy theo cách làm việc mà mỗi Card có thể chia đầu việc nhỏ hơn cho từng thành viên. Bên cạnh đó, thành viên trong nhóm có thể bình luận, đăng ảnh lên Card để tiện trao đổi thông tin.
- List chính là danh sách tổng hợp Card có cùng trạng thái. Ví dụ, "List Doing" bao gồm những Card đang được xử lý, còn "List Done" là những Card đã hoàn thành.
- Board là đơn vị quản lý lớn hơn, tương đương 1 dự án hoặc 1 phần việc lớn. Trong 1 Board có thể chứa nhiều List để nhà quản lý theo dõi.
- Organization là nơi tổng hợp toàn bộ Board và thành viên của 1 công ty.
Ưu điểm:
Có thể khẳng định Trello rất dễ sử dụng, giao diện giống hệt các tờ giấy nhớ thủ công hoặc trên Windows. Kể cả "mù công nghệ" vẫn có thể nắm bắt rất nhanh.
Nhược điểm:
- Không có tính năng chat nhóm, không phân cấp rõ ràng thành viên và quản trị, không có báo cáo công việc. Tối ưu cho việc cộng tác, Trello chỉ phù hợp cho các đội nhóm dưới 10 người.
Tải về và dùng thử Trello tại đây: iOS / Android / PC
Wrike - Vừa thay thế email vừa quản lý được công việc
Đồng bộ hóa và rút ngắn thời gian tiếp cận giữa các bộ phận là điều mà ứng dụng Wrike hướng tới.
Không chỉ tích hợp và thay thế email, Wrike còn tích hợp hầu hết các công cụ quản lý công việc. Bên cạnh đó, đây còn là ứng dụng miễn phí cho đội nhóm dưới 5 người, rất phù hợp với các start-up hạn chế về vốn.
Cấu trúc của Wrike khá chi tiết và không khác gì một công ty thực thụ.
Ưu điểm:
- Sở hữu đầy đủ các tính năng như tạo việc, giao việc, bình luận, nhắc tên... Thậm chí có thể chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực (live-editing).
Nhược điểm:
- Với nhóm 5 thành viên (được miễn phí), người dùng được trang bị các tính năng quản lý công việc cơ bản, tích hợp Google Drive hay Dropbox và Office365. Tuy nhiên, bản miễn phí chỉ cho phép dùng 2GB dung lượng, gói nâng cấp tiếp theo có giá 9,8 USD/tháng cho nhóm 5 - 15 người.
Tải về và dùng thử Wrike tại đây: iOS / Android / PC
Wework.vn - Ứng dụng quản lý công việc "giá mềm" chuẩn quốc tế của người Việt
Trung bình, mỗi tháng, một nhân viên mất 4 ngày làm việc chỉ để tham gia vào các cuộc họp giao và đánh giá kết quả công việc.
Ngay cả khi 16% thời gian làm việc hữu ích đã được sử dụng cho các cuộc họp thì quản lý vẫn không thể biết được nhân viên của mình đang làm gì, hiệu quả ra sao; nhân viên bị động trong việc xử lý công việc nên không thể tối ưu hóa thời gian và hiệu suất công việc.
Để giải quyết các vấn đề nói trên, Wework.vn được phát triển ngay tại Việt Nam. Không chỉ có giá cả phải chăng, nó chuyên nghiệp không kém các ứng dụng chuẩn quốc tế.
Ưu điểm:
- Wework cho phép quản lý linh hoạt công việc theo dạng bảng biểu, phù hợp với nhiều mục đích như phát triển phần mềm, sales hoặc marketing.
- Sở hữu đầy đủ các tính năng cơ bản như giao việc, lên lịch, chat, bình luận, nhắc tên...
- Cho phép thành viên gửi báo cáo theo dự án, bộ phận hoặc khối lượng công việc theo mức cơ bản
- Tích hợp sẵn các công cụ phổ biến như Email, Google Drive...
- Phân quyền sử dụng chặt chẽ và bảo mật giữa 3 vài trò: Người quản lý, thành viên và khách (guest).
- Chi phí thấp: Gói Starter đầy đủ tính năng cho phép 30 tài khoản cùng sử dụng chỉ với mức phí 1 triệu đồng/tháng.
Nhược điểm:
- Tính năng lập kế hoạch và báo cáo vẫn chưa thực sự chuyên sâu, chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý phức tạp ở quy mô lớn.
Tải về dùng thử Wework tại đây: iOS / Android / PC
